GetIn: Prenotazioni Semplici

Lo studio doveva ospitare degli operatori esterni e avevano concordato di fissare 8 appuntamenti per quella giornata. Avevano anche concordato l’ora di inizio e di fine, una pausa a metà mattinata e una a metà pomeriggio, più naturalmente una pausa pranzo. I trattamenti potevano durare dai 45 minuti a 1h30, la maggior parte era di 1h.

La cosa più facile sarebbe stata quella di fissare rigidamente gli appuntamenti uno dopo l’altro per ottimizzare la giornata, calcolando un 5’ di cambio tra uno e l’altro (anche questo tempo concordato con gli operatori). Ma il rischio era non riuscire ad accontentare le esigenze dei clienti e magari tenerli a disposizione per più giorni, per arrivare alla fascia oraria a loro comoda.

L’identità del cliente era chiara: rendere l’esperienza dei clienti e dei collaboratori la più fluida e piacevole possibile. Non solo all’interno del suo studio, ma anche prima di arrivare.

La tecnologia non deve complicare la vita, ma semplificarla, altrimenti meglio non usarla. Mi son messo a studiare se era possibile creare un algoritmo dinamico che si muovesse in finestre ottimizzate per fissare gli 8 incontri nella giornata. GetIn è configurabile per decidere in quale fascia oraria fare le pause e in quale fascia della giornata inserire gli appuntamenti: decidere il numero di appuntamenti che si desiderano e il tempo tra uno e l’altro. Poi l’algoritmo calcola di volta in volta le finestre migliori e le propone. Quando una finestra è presa, riallinea le altre di conseguenza. Così riesce a garantire che gli operatori non abbiano pause troppo lunghe tra un trattamento e l’altro e i clienti non debbano restare a disposizione per trovare una finestra oraria a loro comoda.

Questo ha permesso di avere un sistema online che si occupasse in modo autonomo di fissare gli appuntamenti a calendario, ottimizzando tutti questi fattori. E farlo a mano non sarebbe stato molto semplice.

A questo punto il sistema aveva un backend con le persone che avevano prenotato, il corrispettivo del trattamento e il pagamento (contanti, PayPal, Satispay o altro). Da qui nasce la proposta di gestire il conteggio degli incassi, aggiungendo eventuali prodotti acquistati e il corrispettivo che rimaneva allo studio e che lo studio avrebbe corrisposto agli operatori.

E visto che queste occasioni si sono ripetute più volte, in seconda battuta è stata aggiunta la possibilità di creare gli eventi, anche in base a dei template, per poter gestire in modo autonomo ogni singola giornata.

GetIn gestisce sia la parte di backend amministrativo che di inserimento trattamenti con foto testo e costo, sia la parte di frontend del sito perché i clienti possano prenotare acquistando il trattamento.

Non è stato integrato alcun sistema di fatturazione perché il cliente aveva già una sua piattaforma dedicata, la quale non ha delle API di integrazione. Ovvero un software esterno non può comunicare per scambiare delle informazioni. Ma in GetIn le persone quando acquistano inseriscono i loro dati anche per la fatturazione.

Le radici in questo caso erano altrettanto chiare: chiunque entrasse nello studio era un ospite e doveva avere l’esperienza migliore e le parti burocratiche dovevano essere risolte con semplicità e immediatezza. Per questo una volta risolta la dinamica dell’appuntamento che permetteva autonomia ai clienti e tranquillità agli operatori, ultimare il Gestionale con l’automazione della parte burocratica è stato un passo naturale e professionale. Uno dei valori che ho compreso è far fare WoW a chi entra in contatto con lo studio. Meravigliarsi perché la meraviglia possa ispirare gli altri. In ogni azione grande o piccola che sia.